縮減庫存從訂購開始。通過訂單業(yè)務的IT化建立恰量訂購的訂單支持系統(tǒng)。
停滯不前的訂單管理系統(tǒng)化
縮減庫存最基礎的設想是“一切按訂購進行”。左右流通業(yè)利潤的關鍵是庫存最小化能否實現，這一點不言自明。但是，大多數企業(yè)的訂購管理并沒有實現系統(tǒng)化。訂購的常規(guī)流程一般是工作人員一面盯著電腦上的數字，一面根據歷史銷售業(yè)績的推移情況下單。長此以往，隨著近年來物品種類不斷增多，其信息處理大大超出訂購人員的承受能力。
以某企業(yè)為例，該企業(yè)負責訂購工作的有2人，由2人分擔處理8000多種經營商品的工作。2人按商品范疇分開，每人負責4000種商品的訂購管理任務。按1天8小時工作制進行簡單計算，平均每人每小時需要處理500種商品，1分鐘至少完成8種商品。在這種髙負荷狀態(tài)下，不要說正確預測，他們甚至連冷靜判斷的時間也沒有。
用報警裝置提升庫存余量，提示訂購時間
日本川正染工株式會社是一家集織染品和促銷品于一體的生產批發(fā)企業(yè)。該社的主營商品是刀旗和企業(yè)標志，營銷模式是目錄銷售，是一家從行業(yè)領軍人發(fā)展起來的企業(yè)。
旗下?lián)碛胸S富的商品種類和庫存，并以承諾即日發(fā)貨的宗旨贏得顧客信賴，不久前，在向海外進軍過程中開拓了在中國本地化生產的業(yè)務，因大批量入庫導致庫存激增。此外，受企業(yè)規(guī)模擴大和銷售額增加等因素影響，企業(yè)庫存量進一步攀升。
精準度的系統(tǒng)構建要點
1、視聽化……以簡明直現為目的，采用圖表進行形象化表達。
2、重點化……不可能由人工對所冇商品項目進行判斷。應有目的選擇重點，對需要判斷的對象專門分配時間。
3、變動訂購點方式……采用不定期不定量的訂購方法?并增加訂購次數。
4、可視化……使庫存情況和銷售狀況處于常態(tài)化可視狀態(tài)。
5、明確責任……負責訂購的執(zhí)行者身兼余量庫存的責任。
6、庫存分析師……設置庫存分析師，由其負資對庫存轉移等進行適當的處理，以減少庫存損失。
7、提高速度……縮短總時間（訂購參考數據中的日期—交貨?補充為止的日期），減少預測率。
對此，由筆者擔任董事的咨詢公司向該公司提出“適量訂購”的建議。為實現此目標，該企業(yè)組織專人設計開發(fā)，引進提高訂購精準度的訂單支持系統(tǒng)。
關于該系統(tǒng)的特征，首先，根據項目單位分析庫存狀況計算適當的庫存量。其次，根據歷史出貨業(yè)績、訂購批次、標準時間等對訂購時期發(fā)出警告。再次，要求提示過剩的庫存，對庫存量進行改善。從訂購量確定到訂單制作形成聯(lián)動，通過一連串流程的系統(tǒng)化管理使業(yè)務處理省時省力。
這樣做有四點好處：庫存周轉率平均提高1.6倍，缺貨問題大幅度減少，業(yè)務處理省時省力，現金流得到改善。
用現場主管的一句話來概括，就是：“可實時掌握商品流動的歷史數據，另外，能對訂購預測所需的必要庫存指標進行確認，有助于完成預期訂購，提髙了訂購精準度。現在，物流中心能保證A線商品的適量庫存，在庫管理非常穩(wěn)定。另外，企業(yè)內部的報告資料和訂購單制作更加快捷，處理業(yè)務也更加省時省力。“
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